Publicatiedatum: 20-07-2020
Organiseer je iets en wil je daar deelnemers voor werven? Dan kun je je voordeel doen met dit eenvoudige zes weken PR-draaiboek. Geschikt voor bijvoorbeeld een training, workshop, netwerkbijeenkomst, markt…
Het begint met een paar vragen waar je over na moet denken.
Je vermeldt de gebeurtenis op je site
De pagina waar alle informatie op staat heeft een eigen url die je kunt gebruiken in je verdere communicatie. Dit doe je minimaal zes weken voordat de gebeurtenis plaatsvindt, maar het kan ook veel eerder. In het begin weet je misschien nog niet alles, maar in de loop van de tijd kun je de informatie aanvullen.
Eerste informatieronde voor de lange termijnplanners
Kondig de gebeurtenis aan via de kanalen die je doelgroep gebruikt, zowel online (nieuwsbrief, bericht op social media) als elders (posters bijvoorbeeld). Als je doelgroep op Facebook of LinkedIn actief is kun je daar ook een evenement aanmaken. Stuur een e-mail / nieuwsbrief of mailing per post aan de mensen die je wilt uitnodigen en van wie je het adres hebt. Stuur een persbericht naar (lokale) kranten. Deel je aankondiging op relevante groepen op Facebook en LinkedIn. Neem flyers mee als je netwerkbijeenkomsten bezoekt.
Neem ons mee
Plaats op social media regelmatig een berichtje waarin je ons meeneemt in de organisatie van je evenement. Vertel steeds wat meer, deel je voorpret, stel eens een vraag, noem mensen met wie je samenwerkt, kies waar mogelijk de vorm van persoonlijke verhaaltjes. Bedank mensen die zich aanmelden. Praat met mensen die reageren.
Bedenk van tevoren hoe vaak je iets wil plaatsen, bijvoorbeeld eens per week of iedere dag. Als je meerdere berichten vooruit maakt en inplant via Hootsuite, werkt het efficiënter.
Reminder
Herhaal je e-mail / nieuwsbrief of mailing per post aan de mensen die je wilt uitnodigen, maar nu als reminder.
Wake-up call
Doe 1 dag voor het evenement nog een last-minute rondje op social media.
Het is zo ver!
Plaats tijdens het evenement iets op social media, toon de sfeer.
Het is voorbij
Neem de tijd om op de gebeurtenis terug te blikken, toon je dankbaarheid, bedank mensen voor hun bezoek, en vertel alvast over je volgende evenement. Wanneer het evenement zich regelmatig herhaalt is dit je moment om alvast de volgende datum bekend te maken, voor degenen die het jammer vinden dat ze dit hebben gemist.
Natuurlijk is bovenstaand draaiboekje niet meer dan een richting. Je past het aan voor je eigen situatie. Kleine evenementen kun je misschien helemaal zelf, voor grotere evenementen kun je de hulp inschakelen van een professionele eventplanner (ik heb een goede in mijn netwerk, Claudia, die ik van harte aanbeveel). Die helpt je ook bij de marketing, en schakelt daarvoor eventueel weer een communicatie professional in. Voor terugkerende evenementen kun je een keer iemand inhuren voor een draaiboek op maat, waar je zelf mee verder gaat. Kortom: er zijn mogelijkheden voor iedere portemonnee en situatie. Veel succes met je evenement!
Hartelijke groet uit Gouda,
Loes Vork
Vind je dit artikel interessant? Deel m dan op je eigen social media kanalen.
Ongeveer eens per maand een inspirerend artikel in je mailbox. Over authentiek communiceren, over handige social media hulpmiddelen, over marketing, over ondernemerschap of over kauwtjes...
website: Boleo | ontwerp: frank grafisch ontwerp | fotografie: Francis Frionnet en stockfoto's | illustraties: Loes Vork en Shrimpie
